Sistemi di segnalazione delle violazioni - Whistleblowing
Replica SIM ha adottato un sistema di segnalazione interna delle potenziali violazioni del diritto dell’Unione Europea o di norme nazionali.
A titolo di esempio non esaustivo, possono essere segnalate:
• Violazioni della normativa antiriciclaggio e di contrasto al crimine finanziario
• Violazioni della disciplina degli abusi di mercato
• Violazioni di altre norme disciplinanti l’attività cui la SIM è autorizzata
• Violazioni delle politiche e procedure interne di Replica SIM
• Violazioni del Codice Etico e/o Manuale di Comportamento di Replica SIM
• Altro
Chi può effettuare una segnalazione
Ai sensi del Decreto Legislativo 10 marzo 2023, n. 24, i potenziali soggetti segnalanti sono:
a) i componenti degli organi sociali della SIM (i.e. i membri del Consiglio di Amministrazione, l’Amministratore Delegato, i membri del Collegio Sindacale);
b) i lavoratori subordinati della SIM, siano essi dirigenti, quadri o impiegati (compresi rapporti di lavoro a tempo parziale, intermittente, a tempo determinato, di somministrazione, di apprendistato, di lavoro accessorio) ovvero persone con funzioni di amministrazione, direzione, controllo, anche qualora tali funzioni siano esercitate in via di mero fatto;
c) i lavoratori autonomi, i terzi collaboratori e i dipendenti di terze società o enti che collaborino a qualsiasi titolo con la SIM;
d) i fornitori e outsourcers che forniscono beni o servizi o che realizzano opere in favore della SIM;
e) i liberi professionisti e consulenti che prestano la propria attività in favore della SIM;
f) qualora presenti, i volontari e tirocinanti (retribuiti o non retribuiti), che prestano la propria attività presso la SIM;
g) gli azionisti della SIM.
Policy Whistleblowing
Il processo di segnalazione interna di Replica SIM è disciplinato dalla policy disponibile al seguente link: https://replicasim.com/wp-content/uploads/2023/12/20231214_REPLICA-SIM_PROCEDURA-WHISTLEBLOWING_def.pdf
Canali di segnalazione interna
Le segnalazioni dovranno essere presentate attraverso l'utilizzo di uno tra i seguenti canali:
Incontro di persona con
Responsabile Whistleblowing:
responsabile_whistleblowing@replicasim.com
Presidente del Collegio Sindacale:
presidente_CS@replicasim.com
Gli incontri di persona dovranno essere fissati entro un termine ragionevole, e comunque entro il termine massimo di 7 giorni.
Ogni trattamento dei dati personali acquisiti da Replica SIM nell’ambito della segnalazione deve essere effettuato a norma del regolamento (UE) 2016/679 (GDPR), del Decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196 e Del decreto legislativo 18 maggio 2018, n. 51.
Canali di segnalazione esterna
In attuazione delle disposizioni previste all’art. 5, comma 1, lett. e), del D.lgs. n. 24/2023, in Italia è possibile effettuare una Segnalazione Esterna da indirizzare all’Autorità Nazionale Anti Corruzione (ANAC), al ricorrere delle seguenti condizioni:
a) non è prevista, nell’ambito del suo contesto lavorativo, l’attivazione obbligatoria del canale di segnalazione interna ovvero questo, anche se obbligatorio, non è attivo o, anche se attivato, non è conforme a quanto previsto dalla legge;
b) la persona segnalante ha già effettuato una segnalazione interna ai sensi dell’articolo 4 del D.lgs. n. 24/2023 e la stessa non ha avuto seguito;
c) la persona segnalante ha fondati motivi di ritenere che, se effettuasse una segnalazione interna, alla stessa non sarebbe dato efficace seguito ovvero che la stessa segnalazione possa determinare il rischio di ritorsione;
d) la persona segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse;
e) la Divulgazione Pubblica, direttamente regolata dal menzionato d.lgs. 24/2023, all’art. 15.
Inoltre, la persona Segnalante può rivolgersi ad ANAC anche per notificare eventuali atti ritorsivi conseguenti ad una segnalazione interna. Le segnalazioni esterne all'ANAC possono essere effettuate secondo le modalità previste sul sito https://www.anticorruzione.it/.
Violation Reporting Systems - Whistleblowing
Replica SIM has adopted an internal reporting system for potential breaches of European Union law or national regulations.
By way of non-exhaustive example, the following may be reported:
• Violations of anti-money laundering and anti-financial crime legislation
• Violations of the rules on market abuse
• Violations of other rules governing the activity to which the Company is authorized
• Violations of the Company' internal policies and procedures
• Violations of the Company’s Code of Ethics and/or Manual of Conduct
Who can report
Pursuant to Legislative Decree no. 24 of 10 March 2023, the potential reporting persons are:
a) the members of the corporate bodies of Replica SIM (i.e. the members of the Board of Directors, the Chief Executive Officer, the members of the Board of Statutory Auditors);
b) employees of Replica SIM, whether they are managers, middle managers or clerical workers (including part-time, intermittent, fixed-term, temporary staff, apprenticeship, access or employment relationships);
c) self-employed workers, third-party collaborators and employees of third-party companies or entities that collaborate in any capacity with Replica SIM;
d) suppliers and outsourcers who provide goods or services or who carry out works in favour of Replica SIM;
e) freelancers and consultants who work for Replica SIM;
f) volunteers and trainees (paid or unpaid), who work at Replica SIM;
g) the shareholders of ReplicaSIM.
Whistleblowing Policy
The internal whistleblowing process of Replica SIM is governed by the policy available at the following link: https://replicasim.com/wp-content/uploads/2023/12/20231214_REPLICA-SIM_PROCEDURA-WHISTLEBLOWING_def.pdf
Internal reporting channels
Reports must be submitted through one of the following channels:
Face-to-face meeting with
Whistleblowing Manager:
responsabile_whistleblowing@replicasim.com
Chairman of the Board of Statutory Auditors (Collegio Sindacale):
presidente_CS@replicasim.com
In-person meetings must be scheduled within a reasonable timeframe, and in any case within a maximum period of 7 days.
Any processing of personal data acquired by Replica SIM as part of the report must be carried out in accordance with Regulation (EU) 2016/679 (GDPR), Legislative Decree No. 196 of 30 June 2003 and Legislative Decree No. 51 of 18 May 2018.
External reporting channels
Pursuant to art. 5, paragraph 1, letter e), of Legislative Decree no. 24/2023, in Italy it is possible to make an External Report to be addressed to the National Anti-Corruption Authority (ANAC), if the following conditions are met:
a) failure to activate the mandatory internal whistleblowing channel within his/her work context, i.e. this, even if mandatory, is not active or, even if activated, is not compliant;
b) the reporting person has already made an internal report pursuant to Article 4 of Legislative Decree no. 24/2023 and the same has not been followed up;
c) the reporting person has reasonable grounds to believe that, if the reporting person were to make an internal report, it would not be effectively followed up or that the report would lead to a risk of retaliation;
d) the reporting person has reasonable grounds to believe that the breach may constitute an imminent or apparent danger to the public interest;
e) Public Disclosure, directly regulated by the aforementioned Legislative Decree no. 24/2023, art. 15.
In addition, the reporting person may also contact ANAC to notify any retaliatory acts resulting from an internal report.
External Reports to ANAC can be made according to the procedures provided on the https://www.anticorruzione.it/ website.
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